内部監査

内部監査は本当に必要なのでしょうか？Jim Wadeはそう考えません。彼は、ISO 9000の体制下ではよくあるように、内部監査には多くの問題が残されていると信じています。Mike Oakはこれに異論を唱えます。２つの立場からの議論することで、彼らは互いの見解を明らかにしています。

内部品質監査は有害無益なものなのでしょうか？

私は何百ものISO 9000 の認証を取得した企業の人々に、内部監査をどのように思うかをたずねました。多くの人々が、内部監査は負担で、時間の無駄であり、さらには必要悪であるという見方をしています－つまり、もし認証書が必要でなくなれば、内部監査は行わないだろう、というのです。この分野の専門家は、このような反応は、監査が適切に実施されていないことが原因で起こるのだろうと述べています。しかし、私が問いたいのは以下のようなことです：

  • もし多くの人々が内部監査の影響を嫌うのであれば、本当の問題は監査が適切に行われないことにあるのではなく、監査が、ともかく行われていることにある。
  • もし内部品質監査が良い物でないと思っても、ISO 9001の要求事項を依然として満たすためには、どの程度までなら廃止することができるのか？

私は、内部品質監査（通常のやり方で行われている）はそれほど良いものだとは思いません。誤った資源を誤った場所に、誤ったタイミングで配置するのを促進してしまいます。監査は、確認行為の一種です。確認の目的というのは、物事がどの程度計画されているかを測定することにあります。内部品質監査の場合は、焦点は製品実現の計画とビジネスの目標の達成度を確認することに当てられます。皆が、「～は計画されていますか？」という質問に答えることに集中することになります。

しかしここで、監査の背後にある重大な欠陥にぶつかることになります－それはタイミングです。内部監査での確認は、通常のビジネスサイクルからはかけ離れており、遅すぎるのです。もし、不具合がビジネスに重要な影響を与えるのであれば、問題を発見する努力は、その問題が発生するプロセスの中で発揮されるほうが良いのではないでしょうか？

我々が気づいていることは、プロセスから独立した人々だけでなく、問題を発見し、修復することに大変意欲を持っている人々の集団がいるということです。その人々とは、内部または外部の供給者であり、顧客です。この集団は、内部監査員よりも、必要な是正処置やプロセス改善のための活動に意欲を傾ける立場にあります。従って、例えば、製造プロセスのキーパーソンで、積極的かつ真面目に製品設計プロセスに従事している人々は、製造の対応力を確実にするために確認すべき項目をチェックする目的のためだけに監査を行うことはしないでしょう。むしろ、時宜を得た方法で、あらゆる問題に対処することができるでしょう 。

ISO 9000を支えるマネジメントシステムの原則を、真摯に実行するような人々に率いられている組織を監査している状況を想像してみて下さい。特に、以下のような項目です：

  • 継続的改善
  • マネジメントへのプロセスアプローチ及びシステムアプローチ
  • リーダーシップ及び人々の参画

このようなコミットメントを持った経営者がいる組織では、どのように定期的な確認行為が行われているかを見ることができます。経営者もまた、システムが十分効果的であるかを体系的に確認しているはずです。

このような種類の活動を実施することを通じて、組織はすでに、事後の監査を実施する必要なく、ISO 9001 の内部監査の要求事項を満たしていることになるのです。一つ例外があります－継続的なISO 9001への適合を確実にすることです。これは、別の手順を持つことにより、このようなその他の要求事項への適合に必要な活動から、簡単に切り離すことができます。

Jim Wade

Jim WadeはAdvanced Trainingのディレクターであり、Business Improvement Network の立役者です。www.bin.co.uk にアクセスするか、メールアドレスjim.wade@a-t.co.uk で本人にコンタクトしてください。

内部監査は、必要に応じて、ここ数年で変化してきました。10年前は、監査は単に規格の要求事項として実施される傾向があり、ただ「チェックリストを埋めるだけの」活動になってしまうこともしばしばでした。規格そのものが進化し、組織がビジネスの卓越性や継続的改善に傾倒したため、監査の本質もそのような方向に向かいました。現代的な組織では、品質監査とその他の自己評価プログラムを結びつけ、統合することは完全に実行可能です。例えば、ISO 9001 とエクセレンス・モデルは今やよく似たものとなっているので、内部監査の結果がエクセレンス・モデルの自己評価の所見に関連しないはずがありませんし、その逆もまた然りです。従って、内部監査は、例えばPDCAの継続的改善の原則と密接につながっており、計画と確認の段階の両方に相当すると言えます。

内部監査がいつも歓迎されるというわけではありません。所見の結果への恐怖と、プロセス全体についての全般的な不安として敬遠されることも多いものです。これは通常、内部監査の概念の背後にある目的と論理的根拠に対する理解が欠落しているために起こります。このような状態は、コミュニケーションと教育訓練により、非常に簡単に変えることができます。監査の前に、監査の目的は欠点を探すことではなく、改善が必要な領域を特定し、良い慣行の例を見つけることにある、ということを説明することが重要です。これは、結果として企業のレベルを向上し、プロセスへの熱意を高めることにもつながります。このような改善を後押しするためには、もちろん組織全体が品質要求事項を理解し、責任を遂行することが必要となります。

もちろん、監査員は監査基準となる規格またはQMSのすべての側面について教育訓練を受ける必要があります。例えばもし、品質システムが様々な規格と統合されているような場合は、監査員はこの統合システムに精通していなければなりません。監査員は、特に複数のサイトを持つ大企業においては、経営者に代わって働く有能なエージェントです。このような監査員は、監査所見に適切な付加価値を持たせて伝達する能力を持つとともに、収集したデータや、これが組織の将来にどのような影響を及ぼすかを解釈する技能を持っていなければならないのです。

Mike Oak

Mike Oakは独立したビジネス改善コンサルタントです。Mikeへは電話：07825 041286またはEメールmike.oak@ntlworld.comでコンタクトしてください。

 

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