審査チェックリスト：あなたにとって有用ですか？

 

審査を実施する際、あなたはどのようにして、最低限、審査の適用範囲に規定された要求事項を審査することを確実にしていますか？審査チェックリストは便利なツールだと思いますか？それとも煩わしいプロセスだと思いますか？審査実施グループがチェックリスト使用の長所及び短所を明らかにしています。チェックリストがあなたにとって有用かどうかを確認するために、次にご紹介する自己評価項目にトライしてみてください。

チェックリストは必要？

ISO 19011の6.4.3項では、チェックリスト作成や審査におけるサンプリング計画を審査準備に含めても「良い」と規定しています。また、「審査活動の程度は、審査中に収集した情報の結果で変化し得る。従って、チェックリスト及び書式を使用することが、審査活動の程度の制限にならないことが望ましい」と強調されています。

チェックリストは全ての関連するISO 9001要求事項が網羅されることを確実にするために使用することができますが、常に必要というわけではありません。チェックリストの使用が適しているかどうかは、顧客ニーズ、時間及び費用の制限、審査員の経験及びセクタースキームの要求事項を含む、多くの要素に左右されます。審査員は、チェックリストは審査プロセスの補助であると考えるのが望ましいでしょう。

なぜチェックリストを使用すべきなのか

一般に入手できる文献では、審査チェックリストの使用について以下の内容を記しています：

  • 特定の審査のために作成され、正しく使用されると、次のような利点がある：

審査計画の作成を促進する

審査のアプローチに一貫性を持たせる

サンプリング計画及び時間管理に使える

記憶補助に使える

  • 審査員が特定のチェックリストの使用訓練を受け、巧みな質問技法を使って最大の情報を入手することができるならば、チェックリストを使うことによって最大の情報を入手することができる
  • チェックリストは審査員が審査プロセスにおいてより良い審査を行うための助けとなるべきである
  • チェックリストは審査が体系的かつ網羅的に実施され、十分な証拠の入手を確実にするための助けとなる
  • チェックリストは審査に枠組みと連続性を与え、審査の適用範囲が守られることを確実にする
  • チェックリストはコミュニケーションの手段となり、後で参照するためのデータを記録する場所となる
  • 記入済みのチェックリストは審査が実施されたことを示す客観的な証拠となる
  • チェックリストはQMSが審査されたことを示す記録となる
  • チェックリストは将来の審査計画立案の基礎情報として使用できる
  • チェックリストは現地審査の前に被審査者に提供できる。

なぜチェックリストを使用すべきでないのか

反対に、審査チェックリストがない場合、またはチェックリストの内容が悪い場合には、以下の問題及び懸念が生じます：

  • 被審査者に威圧感を与えかねない
  • チェックリストによる焦点は、特定の問題領域を明確にするには範囲として狭すぎる可能性がある
  • チェックリストは審査員の補助ツールだが、審査員の唯一の支援手段として使用されると限定的になる
  • チェックリストを審査計画の代用として使用するべきではない
  • 経験の浅い審査員が質問の手引としてチェックリストに頼りすぎると、自分が求めているものを明確に伝達できない可能性がある
  • 内容の悪いチェックリストには重複、繰り返しがあり、審査の進行を遅らせることがある
  • 一般的なチェックリストは、具体的な組織のマネジメントシステムを反映しておらず、付加価値がなく審査の妨げになる可能性がある
  • 狭い領域に焦点を絞ったチェックリストは、独自の審査質問やアプローチを最小限にとどめてしまう

ISO 9001. ISO 9001審査実施グループは、QMSの専門家、審査員、熟練家からなる非公式なグループで、ISO専門委員会(Technical Committee)であるTC176 品質管理と品質保証(ISO/TC 176) から生まれました。このグループは、ガイダンスや、QMS審査に関する説明を含むプレゼンテーションを数多く作成してきました。これらは、ISO 9001の審査に必須のプロセスを基礎としたアプローチを反映したものです。

 

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