審査証跡を理解する

David Seear氏は、良い審査には包括的な審査経路が不可欠であると主張します。

プロらしい審査を実施するには、数多くの重要な要素が必要となります。プロセスを審査する必要性といったいくつかの要求事項がISO 9000には規定されていますが、ISO 9000の用語および定義には載っていない審査要素がひとつあります。それは審査経路です。

審査経路に沿ったプロセス審査を実施することができない、というのが審査が効果的でなくなる最も重要な唯一の理由となっています。

審査経路とは何か？

ISO 9000の定義からは抜け落ちているので、「審査」と「経路」の標準的な辞書上の意味をご紹介します。審査経路とは、「有資格者による、ある活動についての調査で、プロセスに沿った経路に従って行われる」とされています。しかし、具体的にこれはどのような意味なのでしょうか？

審査員の中には適用している人もいますが、審査経路の使用は決して一般的に広く受け入れられているものではありません。すべての審査に審査経路に沿ったプロセス審査を確実に適用することができないために、審査の信頼性が損なわれているのです。審査員は審査しているプロセスの方向を理解し、プロセスの要求事項が満たされていることを保証しながら、状況に合わせた審査を実施すべきです。

例えば、当然のことながら、審査員は作業現場を訪問するでしょう。これにより、審査員は何が起こっているかを見ることができ、そのとき行われている数多くの作業の順序を明確にすることができます。このような情報があれば、営業部門においても特定の製品やサービスについて合意された仕様書を容易に識別し、関連するサンプルを選択することができます。これは、現場で起きていることが管理された状態にあり、必要な仕様を満たすことを確実にするためにプロセスをチェックすることができるということです。ここから審査経路を決定し、それに従って審査を行うのです。

一例として購買活動の審査について考えてみましょう。あなたはサンプルとして選択した注文において、どのような材料や設備が購入されているかを明確にしなければなりません。常に重要なのは、何がプロセスを動かしているかを理解することです。この場合、プロセスを動かしているのは通常は注文票であり、それには何を購入するかが記述されているはずです。

審査員が仕様を理解していなければ、審査しているプロセスが注文票の要求事項を満たしているかどうかを確認することはできません。

  • 注文票に記述されている要求事項は何か ‐それは合意された仕様を満たしているか？
  • 購入の決定はどのように行われたか？
  • 仕様はどのように決定されたか？それは適切か？
  • 要求事項を誰が決定したか、またその人物にはその権限があるか？
  • 誰が供給者を選定したか？どのような基準で？
  • 入札評価のプロセスは？
  • どのように供給者に仕様について伝達したか？
  • 国家規格または国際規格が使用されているか？
  • どのようにプロセスを管理しているか？
  • 特別な包装配達の要求事項はあるか？

これらは取り扱わなければならない問題のほんの一部にすぎませんが、このうちの多くはISO 9001の項目に沿ったものです。

正しいサンプル

審査の起点は選ばれたサンプルを用いて適用されているプロセスの方向および管理方法を明確にすることです。サンプルは互いに関連していて、同じ経路から収集したものであることが肝要です。非常によくあるのが、審査のサンプルを異なるプロセス段階から採取したために、最初に選択したサンプルとの関連性がなく、審査員はプロセスが機能していることを検証できなくなってしまうという状況です。これでは、特定の文書が正しく記入されているかどうかを確認するに留まってしまいます。

手順書、様式、チェックリストなどの文書は、すべてプロセスが効果的に運営管理されていることを確実にするものです。審査しているプロセスには何が必要なのかを理解するのに時間をかけることは審査員にとって不可欠です。

第二者または第三者審査員が、法規制要求事項を含めた製品またはサービスの仕様を理解するための時間を取ることなく組織の審査を実施することは不可能です。この審査への専門的アプローチを採用すれば、審査員はプロセスの弱点をすべて明確にし、組織が規定された要求事項を満たす能力があるかどうかを決定することができるのです。審査経路のアプローチは内部監査、第二者監査、第三者審査など、どのような審査にも適用することができます。

著者について

David Seear氏は、公認エンジニアであると共に、PDQ Management Servicesの代表を務めています。同氏は以前はShell UKマテリアルズの品質およびパフォーマンス部門の代表として活動し、ISO/TC 176の英国代表として3年間従事した実績があります。Eメール：daveseear@btinternet.com
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