いかに 審査を生き残るか。
審査の成功は 双方がいかにうまく審査の準備をするか、審査プロセスのすべての段階でいかにうまく相互交流するかにかかっています。認証機関は審査員をトレーニングするのに時間をかけ努力をしていますが、意外にも品質マネージャーのための対応方法に関する助言はほとんど入手できません。アイヴァン・ウェイプルズは そのギャップを改善します。
第一段階
差し迫った審査について連絡をうけたならば、まず認証定機関に予定されている審査員についての完全な詳細をたずねてください。 — 誰であるのか、誰のために仕事をしているのか、審査についての資格と適切性。この情報をあなたの上層および中層管理者に周知させ、彼らの意見をもらってください。（彼らはあなたの知らないことを知っているかもしれません。）もしなんらかの利害の衝突の可能性がわかったならば、即座にこれを認証機関に知らせてください。
システムの準備をする
文書とプロセスの入念なレビューをおこない、あたたのシステムが規格の全関連要求事項を取り扱っていることを確認してください。すべての該当する文書が管理され最新のものであり それを使う人が入手可能であることを確認してください。
内部監査プログラムの状況を確認してください。より重要な手順書とプロセスの内部監査を手配してください。見つけられた不適合の是正処置を開始してください。
全ての重要なマネジメントシステムとテクニカルな記録の監査を手配してください。これらは全て最新のもので 全部そろっていて 用意に入手できることを確認してください。
人の準備をする
関係者の全てに審査の差し迫っている事を知らせてください。彼らに それがどのように行われるか、そして審査員は彼らに何を求めているかの概要を伝えてください。審査員にどのように対応するかを説明してください。彼らを全面的にサポートし、審査に対し自信を持って対処できるよう後押しすることを約束してください。
彼らが自分たちの活動に関連する文書と記録について精通しており、またこれらを用意に入手できることを確認してください。
あなたや「品質関連」マネージャーが、規格の要求事項を完全に理解していることを確認してください。全員が審査員と同じくらい規格の内容を知ることを目指すことが望まれます。
チームの準備をする
審査チームに何が必要になってくるかを前もって考えてください。
審査チームのリーダーに組織へ道案内、到着後どこに行くか、あなたとのコンタクトの取り方を明確にしておいてください。もし審査員が車で来るのであれば駐車場のことも考えておいてください。ほかの都市や国から飛行機で来るのであれば空港に出迎えてあげてください。
現場に特別の入場要求事項があるのであれば 審査チームのリーダーに警告をしておいてください。そして訪問中に必要な保護用具を供給する準備をしてください。
審査員が訪問期間チームルームとして使える専用の部屋を用意してください。
（もし これが文化的に許され認証機関が許可するのであれば）審査員に現場で取れる簡単な昼食の準備をしてください。また初回会議そして審査員の最終ミーティングの際に飲み物（お茶／コーヒー／水）を出せる準備をしてください。
初回および最終会議の際に出席予定の人数に十分な座席のある部屋を用意してください。
審査の一日か二日前には、仕事場を片付けてください。但し、やりすぎないように。実際に稼働中の組織のように見えるのが望ましいわけです。この間あなたの 従業員への完全サポートにより安心させ、いかなる懸念にも対処し、彼らに審査の準備ができていることを確認してください。（もしシステムの中に欠陥があるのなら顧客よりも審査員に見つけ出されたほうが良いのだ：という言葉を広めてください。）
審査当日
鍵となるのは、貴方が審査員と確立する関係となるでしょう：
できうる限り、通常の仕事のパターンを維持してください。でもさけうる限りの妨害を取り除いてください。
審査チームのメンバーの案内役には上層の人を使ってください。案内役が、その役割が審査を仕切る事ではなく、審査を円滑に進めることであることを理解していることを確認してください。彼らは審査員が何を見つけているのかを観察し、審査員の所見を詳細にメモします。彼らは審査の進み具合を定期的にあなたに報告し、何か重要な事がおこったら直ちにあなたに知らせるようにします。
審査は対決ではなく、協力して行う活動であるものとして取り組んでください。 おべっかではなく、敬意をもって審査員に対処してください。論争や対決を避けてください。時間の浪費や審査員の邪魔をするようなことはしないでください。
所見を討議する
先に確立した関係を維持してください。
審査は組織に新しいアイデアを入れる機会であることを覚えておいてください。あなたのシステムまたはプロセスについて審査員が提案したアイデアや忠告に理解を示してください。
審査員が取り上げた懸念を自己防衛的に聞かないようにしてください。問題点は冷静に客観的に検討してください。審査員に所見の基となる証拠の詳細を提供するように求めてください。そしてその懸念に対処する権利を行使してください。もし所見に異議を唱えるのならば 審査員と言い争うのではなく 審査員に問題点を規格の該当する要求事項に関係づけるように求めてください。もし審査員が単に曖昧な懸念を述べるのであれば その懸念を具体化するように求めてください。（正確に何を懸念しているのですか？）審査の所見は 審査員の個人的な意見ではなく、規格の要求事項を基にしていなければならないことを忘れないでください。
審査チームが組織を後にする前に、あなたと審査員の間に共通の理解のあることを確かにしてください。どの点が是正が強制されるものとして報告されていて、どの点が単に忠告あるいは提案であるのかを明確にしてください。
不具合を隠そうとして、記録を改ざんしようなどとは絶対にしないでください。経験のある審査員は、簡単にはだませませんし、発覚の結果は審査全体の結果を惨憺たるものにします。
最良の結論
信じられないかもしれませんが、審査は被審査者と同時に審査員にとってもストレスが多く、精神的に厳しいこともあります。それゆえ審査のために組織を準備し、審査員の必要とするものを見越しておくことは 高く評価され、マネジメント手腕の印象に肯定的に反映されるでしょう。
提案のいくつかは システムの技術的な準備に直接に関連があります。そのほかは あなたと審査員の間の正しい関係の構築にかかわっています。またいくつかは単に職業的な礼儀と常識の問題です。しかしながら、それらの全ては職業的な扱い方に反映し、あなたの QMS の審査の起こりうる最良の結論を達成する助けになるでしょう。
著者について
アイヴァン・ウェイプルズは ２７年勤めたオーストラリア国際検査局協会 the National Association of Testing
Authorities Australia (NATA) を最近退職しました。この間５００近くの研究所のアセスメントと ISO ９０００審査に参加しました。退職時には
IRCA 登録の主任審査員であり、 NATA の QMS 主任審査員トレーニングコースのプリンシパルプレゼンターでした。
現在は公式には退職していますが 彼はいまも活発に研究所のアセスメントやマネジメントシステムの審査のトレーニングコースを行っています。 E メイルでの連絡先は、次の通りです。 ivanwaples@iprimus.com.au
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