公開書簡
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文書化されていないプロセスを審査する(公開書簡、INform 第2号）
私は新しい電子マガジンの第一号を興味を持って読みました。「 ISO 9001:2000 の利点」という記事の中でデイブ・ポーリィは、プロセスは手順という形で提示されて審査の場におかなければ審査されることができないとほのめかしています。
私はこれを読んだとき、とても驚きました。本来の趣旨は会社にプロセスをもっと独創的に管理する自由を持たせると考えていました。筆者は、筆者、あるいは誰も文書化されていないプロセスを審査することはできないと言っているのですか？審査員にとって「していることを言いなさい、貴方が言うことをしなさい」形式の審査をするのがもっと簡単なことは認めます。しかし、プロセスが管理されているかどうかあなたが決定する前に、プロセスが文書化されているべきだというのは本当のことではないでしょう。 私は過去2年間そうするように教えてきました。
クリス・ゴーウェンズ
英国 QMS 2000 プリンシパル審査員
筆者からの返答
クリス・ゴーウェンズは、組織はその過程をより独創的に管理する自由が与えられるべきだという彼の信念において間違っていません。同じ発想をする人がもっといればと思います。彼はまた、手順とその描写は審査員、もっと正しくいえば審査プロセスを手助けするという主張においても正しいです。審査、あるいは少なくともマネジメントシステム審査は、 計画された取り決めの妥当性および適合性の体系的な評価であると言及する価値があります。
この主張一部の適合性に注目したいです。実際、これは「比較」を意味します。
この場合には「何である」と「何であるべきか」の比較です。もしこれらの計画された取り決めが、なんらかの形で、描写されていないのならば 比較をするのはとても困難です。被雇用者が規定、あるいは描写されたプロセス、フローチャート、手順を参照できない組織を審査するのは、もしその気があれば確かに可能です。しかし審査は必要以上の時間のみならず誤解を伴う可能性が高いかと思います。
うろセスの記述がまったくないケースで適合性を審査したい審査員のケースを想像してみてください。審査される活動がいかに管理されるべきかを、はじめに代表の被雇用者 (A) に口頭で描写するように尋ねるでしょう。審査員はまちがいなく、雇用者 A の適合性をチェックするために雇用者Aをインタビューすることはできません。同じ活動をしているほかの被雇用者 (B,C,D など ) を見つけなければなりません。これを行うことで審査員はインタビューの回答が得られる可能性ができます。最良のシナリオでは、同じ主題での変化の羅列、最悪の場合は審査項目の間の完全な矛盾あるいは不一致です。
マネジメントコンサルタントの口を通せば、これはの典型的な「コミュニケーション通信の損失」でしょう。またどのぐらい時間がかかるのか想像するのは難しいことではありません。さらにプロセスの描写は、もし一貫性が問題であるなら実施の一貫を援助するトレーニングの補助あるいはツールの役割において過小評価されるべきではありません。
最後にマネジメントシステムにおける負担の除去に賛成です。そしてこれをなしとげるためにはいくつかの方法があります。しかしながら、プロセスの描写は「春の大掃除」のリストの最後の事項であることが望ましいと思います。
デビッド・ポーリィ
IMS プリンシパル主任審査員、
英国DNV サーティフィケーション
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