Issue 6, 2005

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将来に向けての統合

組織はどのようにしてISO 9001、 ISO 14001、 and OHSAS 18001の要求事項を満たすIMS、統合マネジメントシステムを実施すればよいのでしょうか？　コンサルタントのDr Teow Ek Lim、審査員の Tracy Chooi は機械電子サービス組織でIMSを構築してIMSは複雑な作業を伴うが綿密な計画をもってすれば見合う価値があるということを経験しています。

組織がIMSをもつことによるメリットがいくつかあります：　

コストの節約と効率性の改善を通じて組織の市場でのシェアを伸ばし競争力を増大させるのに役立つ。
運用のパフォーマンスが改善されたより効果的なシステムをもつことによって国の授賞への足がかりとして使うことができる。
規格に両立性のあるISO 14001 と OHSAS 18001を統合することにより文書の量が減る。　ISO 9001 に認証された組織は、文書を微調整することによりISO14001 と OHSAS 18001 と統合することができる。
IMSはトレーニングをシンプルにすることに役立つ - 一つのシステムであれば混乱を最小にできる。

実際に実施する　－　ケーススタディとして

シンガポールに拠点をおく機械電子サービスの中小企業にてIMSが実施されました。　その組織では企業や行政機関に設計、プロジェクトマネジメント、電気機械技術サービスの据付を提供し、販売後のサービス業務も行っています。　サービスは商業ビル、工業用ビル、住居用ビル、ホテル、学校、工場など客先にて実施されます。

組織が3つの規格に対する認証を妥当な時間で達成するには、プロジェクトの計画が何よりも重要です。　このようなプロジェクトを計画するには、ガントチャート(時間の経過と作業を軸に表したグラフ）と手順書の作成とレビューにかかわるスケジュールを用いることができます。　これを使用すればトレーニングや文書化といった活動を含め、管理者はシステム導入の進捗を調整し監視することができます。

ISO 9001 をもつ中小組織ではIMSの導入を完了するのに9ヶ月から１年を要するようであるのに対し、まったくさらの状態からスタートする組織では従業員の力量に応じて１年半ぐらいまでかかると予想されます。　以下は、ISO 9001をもつ機械電気サービス組織にIMSを計画した例です。:

段階１〈１ヶ月かかると予測される）では以下を行います：

推進委員会の設立
従業員への概要説明
ギャップ分析監査

段階２（6.5ヶ月）では以下を行います：

統合マニュアルの確立
手順書の確立（統合手順書およびQMS、EMS、OH&S、個々の手順書を含む)
統合監査チェックリストの確立
実施

段階3（1，5ヶ月）では以下を行います：

内部監査
マネジメントレビュー
審査登録を受けるための準備readiness for certification

IMS 委員会の設定

IMSの確立、実施、レビューを監督するための委員会が設定されました。管理責任者として知られるリーダーは、上級マネジメントへのアクセスをもち、レビューのための進捗報告を定期的に行わなければなりません。

ギャップ分析監査

何をすべきかを明確にするためにギャップ分析を使用した体系的なアプローチが必要とされます。　組織の既存のシステムについての精査と分析から始めました。

ISO 9001

IMSについて現在のシステムに対しギャップ分析監査を実施することにより、組織はシステムの不足部分が示されました。　小さな相違点が取り扱われたものの、組織の既存のISO 9001の手順書のいくつかは、類似した要求事項のもと ISO 14001 やOHSAS 18001と統合することができました：

マネジメントレビュー
文書およびデータの管理
内部監査
トレーニング
記録の管理
コミュニケーション

ISO 14001

EMSを持たない組織ではQMSの枠組みを利用することができます。　組織は環境側面を明確にする必要があります。そして著しい影響をもつ側面は、EMSにおける目標、ターゲット、プログラムの設定で考慮されます。　組織はまた、組織に適用される環境法規制のリストを確立し、緊急時の対応計画とチームを確立します。　

６つの統合手順書に加え、以下の条項に関連する手順書を定めなければなりません：

環境側面
法的およびその他の要求事項
目標、ターゲット、プログラム
文書化された手順を要求する運用管理
緊急事態への準備および対応
文書化された手順を要求する監視および測定
不適合、是正処置、予防処置

6つの手順書は、ISO 9001:2000 および OHSAS 18001:1999の手順書に統合されます。

OHSAS 18001

OH&S マネジメントシステムを持たない組織は、システムを確立するためQMSの枠組みを利用することができます。efore establishing an OH&S の方針および目標を設定する前に、組織は危険源およびリスクアセスメントを実施し、OH&S マネジメントプログラムを策定する必要があります。組織は組織に適用される法規制上の要求事項を明確にし、緊急事態への対応計画とチームの設定を行う必要があります。

また以下の条項に関連する手順を確立する必要があります：

危険源の明確化、リスクアセスメントおよびリスク管理のための計画
法的およびその他の要求事項
文書化された手順を要求する運用管理
緊急事態への準備および対応
パフォーマンスの測定および監視
事故、事故誘引、不適合、是正および予防処置

要求事項が類似したQMSとEMSの6つの手順は統合することができます。

統合マニュアル

統合マニュアルは、最上級階層の文書で、組織のシステムがどのように機能するかをマクロの視点で示すものです。ケーススタディ上の組織のマニュアルの構造は以下の通りです：

経営者の前書き
経営者のコミットメント
管理責任者の任命
IMS 方針
IMS 目標（品質、環境、OH&S の目標）
組織の紹介（組織のプロフィール、製品、顧客、使用される一般規範/規格/規制）
組織構造（組織図、典型的なサイトの組織図、IMS組織図、緊急事態対応チームの体制）
IMS の責任および権限（管理責任者の責任と権限、管理者の各機能における責任と権限、資源、IMSの計画）
IMSのマネジメントおよび管理

統合監査チェックリスト

統合チェックリストは監査を実施するためのプロセスを助けます。　 As some of the requirements of ISO 9001, ISO 14001 and OHSAS 18001 の要求事項のいくつかは、同じであるため組織はシステムの有効性を確保するため別々に３つの監査を実施する必要はありません。

完全な統合チェックリストはまた客観的証拠としても働き、手順や規格の要求事項の適用範囲に含まれるすべての活動が体系的に検証されていることをしめすための監査報告書の一部ともなります。

開始前準備の完了

準備の作業が完了したら、トップマネジメントによるIMSの実施が開始されます。統合マニュアルを策定しながら、一方でIMS推進委員会を作らなければなりません。　最初の仕事は従業員に概要を説明し、品質、環境、労働安全衛生にむけての彼ら自身と彼らの同僚の責任についての理解を確実にするために必要なトレーニングを行います。　従業員にはIMSの概要と関連する統合手順が説明され、彼らの責任について認識させられます。　

すべてが一つのプロセスで

3つの規格にプロセスアプローチを採用することで統合が可能となります。　しかし、マネジメントシステムごとに異なるいくつかの点があります。　たとえば、EMSやOHSASで要求される法規制の順守が必要です。また、ISO 14001 のための環境側面とOHSAS 18001 のための危険源とリスクの洗い出しが考慮される必要があります。　組織はこれらの要求事項を取り扱うためには手順を分離する必要がありました。 IMSは大成功でした。　組織は、第三者統合マネジメント認証審査にて、ISO 9001、 ISO 14001、OHSAS 18001 すべての認証要求事項を満たすことができました。　コストと時間は、３つのマネジメントシステムを別々に運用するコストと時間に比べ30パーセント減と見積もられました。

筆者のDr T E Lim について
Aston 大学にて学士、博士号を取得。　現在、シンガポール、Nanyang Technological 大学助教授。これまで12書を著作。23年間にわたり品質およびマネジメントシステムのコンサルタントを務める。　

筆者Tracy Chooi について
英国にて電子電気工学の学位を取得。　現在、IRCA認定のQMS、 ISO/TS 16949、EMS、OSHAS、FSMS 主任審査員トレーニングを提供するIQCSサーティフィケーションの業務ディレクターを務める。　これまで10書を執筆。　主任審査員の資格を有する。　更に詳しい情報の必要な場合には、tracy@iqcs.net まで。