最新のトピック – 内部監査

インフォ 第8版 で読者の皆さんには次のような「最新のトピック」という難題を出しました：　組織は内部監査によってどのように最大の価値を得られるか？　各地からの回答のいくつかを以下に見てみましょう。

ほとんどの内部監査では書類やコンピュータの報告書をみることに時間をかけ、従業員に質問をする時間は（一般的には５％以下）ほんのわずかです。

通常改善の大部分は従業員に質問をすることにより得られます・・・・概して改善は、80％が従業員である人間から生じます。残りの20％が書類の監査によります。それでも書類を読むのでしょうか。

適合性の監査を継続するためにも、書類を監査する必要がありますので、我々は自社の従業員の代わりにエンジニアの資格を持った外国人の学生を使用します。彼らには、監査のトレーニングをして（英語も）それと引き換えに監査をし無料でレポートを書いてもらいます。　彼らは完全に第三者の立場にあり、トレーニングをすることにより監査員と監査の一貫性が確実になります。

内部監査で大切であり、貴重なことは、それによって改善または是正措置が取り上げられることです。もしこれらがなければ、それらを発見する意味はありません。これらは時宜を得た完了をする必要があり、根本原因が特定されなければなりません。是正措置のみを適用するだけでは、同じ問題が再発するでしょう。 根本原因を正すことによってのみ恒久的な改善に結びつけることが出来ます。ひとたび改善が行われると監査をして、修正が正しかったかどうか又改善前に戻っていないかどうか確認します。

内部監査では工程作業者、技術者、管理職、取締役を含む管理職まですべての職位の人が話をする対象になります。普通、システムについては他のどの部門の人より作業者に質問することにより多くのことが得られます。

彼らは率直に決められた手順に従わない理由、そしてユニットの操作について、彼らがお互いに情報を交換することなど、管理職が知らないことも話すでしょう。作業者に質問をすることにより健康安全環境および品質もまた改善されます。なぜならそうすることで、作業者はシステムに、より関与し、彼らのシステムへの責任を感じるようになるからです。

内部監査では、洗い出したすべての事項について是正処置および根本原因分析のための要請フォームに書き込み、上級管理職に問題を提起するという追加の仕事をするために、人々の姿勢を変えることを促します。

内部監査は、自分たちが審査される前に問題を洗い出し、是正することを促進します。人によっては問題のある領域を管理職に提起する一つの方法として監査を利用しています。

英国 Flexsys Rubber Chemicals　社

品質システム・マネージャー

Rhian Newton

率直で正直であり決して悪い情報を持ってきたとして責任者でもない者を責めないことです。

私は、何度も上級管理職が監査員と、ある事項が不適合ではないかと議論しているのを幾度も見てきました。両者負けず嫌いの傾向があるため、失敗として扱うより改善のためのチャンスとして捉えることができないのです。

二番目に、内部監査員は外部審査員と同等の徹底さを持ち合わせていなければなりません。

多くの人は、サイト同士または企業内部同士で監査することは役に立つにも拘らず、同僚に不適合報告書を発行することに抵抗があります。外部審査員のサポートを得ることも有益であることが多く、内部監査員は、将来の監査に厳しくなることができます。

スコットランド　QHSSE　マネージャー

Murdo Morrison

 

今日ほとんどの企業組織において内部監査プロセスを適合性の要求事項を遵守するための策定にとどまっています。

プロセス逸脱がないことの確認のためにも外部審査の前に内部監査は実施されます。

企業組織で見落とすのは、プロセスの有効性です。

これを改善するには：

• 監査資格基準を満足する内部監査員の採用
• 役割と責任を監査員が確実に理解する
• 単なる検証ではない、プロセスの妥当性確認の仕方を理解させる

品質チームは先ず個々のプロセスの目的を理解し、メトリクスおよびプロセスからのアウトプットを用い同じ結果が得られるかどうか検証します。このことが実証され始めたら、監査を受ける側および監査員両方にとって、これら全体を実施する意義は非常に高くなります。

プロセスの目標に基づいてプロセスの妥当性がひとたび確認されたら、全体の有効性は劇的に高くなります。最も重要なことは、企業組織はまた付加価値のないプロセスを識別できるようになり排除できます。監査員が目標および結果について質問を開始するとすぐ、焦点もまた書類検証からプロセス確認に移行します。このことは監査員が書類検証のためにのみ用いるわけではなく、計画通りの結果が効果的に達成されたかどうかを判定することになります。

インド、KPMG 品質登録機関

M Sridhar Chakravarthi,

 

 

内部監査は有効な付加価値ツールとして企業組織の有効性と効率を継続的に改善する役割を果たさなければなりません。効果を出すには、監査の結果を関連部門に連絡して、根本原因を徹底的に探求する決意を表明し、現実的かつ達成可能な是正措置を講じなければなりません。

システムの適切性を確実にするために監査は定期的に行わなければなりません。

フィリピン、Goodfound Cement Corporation

Gilbert Llovit

 

 

 

企業組織内で内部監査機能を改善するために次の４項目を推奨します：

１．内部監査機能/部課をコスト・センターにする。

つまり、その部門（内部監査および関連部課）は、企業組織に対して利益を生み出すことを実証しなければなりません。収益性は、内部監査を実行した結果によって費用と収益を数値化することで実証できます。

2．すべての監査員は、更に効率よく効果的に行えるように、統合的な監査を行うことが確実にできるようにします。監査員は、企業組織内で適用可能なすべてのマネジメントシステムについてトレーニングを受ける必要があります。

3．監査チームのメンバーは、企業組織内のすべてのマネジメントレビュー及びビジネス計画活動に積極的に出席する必要があります。こうすることによって、監査員はビジネスの方向付け、戦略を理解し、これらを監査プロセスに組み入れることができます。

4．すべての監査は、(環境、品質または安全であろうと）プロセス・アプローチにしたがい実施しなければなりません。企業組織内で特定のプロセスに対して監査を行う場合、インプット、アウトプット、指標、資源、支援および相互作業はすべて適用されます。環境または安全マネジメントシステムの要素による監査の実施は、監査プロセス事態に付加価値を与えるものではありません。QMSのプロセスの構造を利用して、その他のマネジメントシステムに対応してください。

クリス・パラ

私は２０年以上の間品質に関する仕事に携わってきました。この間多くの変化をみました。内部監査は使用してきた規格において変化の対象になった話題のひとつです。効果的にするためには考慮すべき要素がいろいろとあります。：

1.    監査員は、監査技術および使用する規格についてトレーニングを受けるばかりでなく、企業組織の文化、領域間の境界、政治的な対立等を知らなければなりません。そのような知識が無いと監査員の能力は極端に限定され、監査の価値は疑わしいものになります。忘れてはならないのは、文化というものは常に変化するため、監査員は変化が起こった場合その変化を認識しなければならないことです

2.    監査員は、監査中のプロセスを視察し、且つ理解できなければなりません。監査員はプロセスの詳細について理解し、適切な質問が出来なければなりません。監査員はある領域の専門知識を持つ必要はないと考えますが、少なくとも、マクロ・プロセスを理解する必要があります。もちろん、専門知識が必要な場合もありますが、トレーニングを通じ、または専門家に指導してもらうことで、専門知識を得ることができます。

3.    各々のプロセスは一連の鎖の中の一部分であり、多くの場合非常に複雑です。監査員は、監査中のプロセスが全体の構築に寄与することを理解するために、全体またはマクロ・プロセスを頭に描けなければなりません。

4.    監査員は、それぞれのプロセスにおいて「顧客」および「サプライヤ」を頭に描き、マクロ・プロセスにおける各段階の要求事項に関する情報を探すことができなければなりません。「顧客」は外部でも内部であっても良いがすべての顧客を考慮に入れなければなりません。同様にサプライヤも外部でも内部であってもかまいません。プロセス・オーナーは顧客の要求事項を知っていること、そしてサプライヤに対する自身の要求事項を正確に規定していることを実証できなければなりません。

5．　監査員は監査に際し、標準チェックリストを使用してはいけません。このチェックリストを使用する習慣の代わりに、監査中は大まかな見出しを使用しながら5感を使って監査します。

6．　内部監査には、「チャンピオン」の任命が必要です。私の組織では、すべての取締役および上級マネジャーに対して監査についての言葉について教えをとき、監査を実施することの有用性を説得しています。

7．　観察進行中の分析を誰かが検証しなければなりません。そして適切と思われる場合、是正処置の分析をします。私個人としては領域の監査院がこの点を検証し、私は監視をし、必要な場合には健勝のためのフォローアップを行います。このようにすれば継続的な改善に結びつき、全体の改善プロセスの見通しは非常に高くなります。プロセス・オーナーはｋのサービスの品質を理解し、業務への付加価値を認識します。

 

私は、監査が単に外部審査員を満足させるだけではなく、プロセスに価値を付加するために実施されることを前提に、内部監査に全力を傾ける決意があります。このような決意によって内部監査による最大の利益を得ることが可能となり、だれもにとってメリットとなる状況となります。

Alcatel Telecom社、ISD プロセスマネジメントおよび品質保証部　Philip sharland

 

 

 

次の最新のトピックは：「認証業界はいかにトップ・マネジメントを理解させ、マネジメントシステムを効果的に利用させることができるのか？」です。　Amy Holgate あて電子メールにてご意見をお寄せください: aholgate@irca.org　 mその際、専門分野と移住国もお知らせください。

©2005 IRCA. All rights reserved www.irca.org 連絡先 略語