調達プロセスを深く掘り下げる

サプライチェーン及び調達プロセスを審査する際、審査員は審査実施グループのアドバイスを詳細に検討しなければなりません。
品質マネジメントシステムを構築する際、多くの組織はISO 9001の7.4項の要求事項を満たすために、製品及びサービスの調達を管理し、購買製品を検証するためのシステムを整備します。同様に、審査員は組織の承認供給者リストが更新されているか、承認された供給者にのみ発注しているか、そして規定購買要求事項を満たすために必要な活動が実施されているかどうかをチェックすることにより、適合性を十分に確認できると考えるかもしれません。

しかし、多くの場合、このアプローチでは購買製品やサービスがもともとの仕様を全ての点において満たすことを確実にするには不十分かもしれません。このような場合、より広範囲の調達マネジメント及びサプライチェーンのプロセスを見直すのが望ましいでしょう。

調達プロセスの審査

調達マネジメントのプロセスを審査する際、審査員は、調達とは仕様が作成される際の製品の設計・開発の段階から始まることを考慮すべきです。また、審査員は潜在的な供給者が要求されたコストで設計仕様を満たす製品またはサービスを提供できることを確実にするための協議が部門間で実施されることを考慮しなければなりません。

組織はまた、供給者に伝達する前に規定購買要求事項が正確であることを確実にし、規制要求事項が購買要求事項に含まれていることを確実にしなければなりません。これをもって、組織は構成製品に関連するリスクの程度、及び構成製品が設計仕様を満たすことを確実にするために必要な管理について評価されていることを分析し、考慮したことになるのです。

調達システム審査の任務を負っている方々は、下記のような実践的な提案を採用することにより、上述のような必須要素が適切に考慮されているかどうかを確認することができるでしょう。

  • 購買注文書に記載された私用が設計の仕様(または顧客から受領した仕様書)を一致しているかを確認する
  • 設計プロセス中または発注前に、重要な構成部品の設計仕様に関し、組織と供給者候補との間で協議が行われたかどうかを確認する
  • 最終仕様または発注について供給者に確認する前に、仕様を何らかの形で「承認」しているかを確認する
  • 購買注文書に法規制要求事項が記載されているか、または参照しているかを確認する

 サプライチェーンの審査

多くの場合、供給者の評価及び選定について審査する際、単に組織が承認した供給者リストのレビューや、そのリストが定期的な間隔でレビューされているかどうかだけを確認しています。しかし、このような単純な分析では、組織がそのサプライチェーン中の全ての供給者を効果的に管理するには不十分かもしれません。サプライチェーンのプロセスを審査する際、審査員は以下のような質問をすべきでしょう。

  • 重要構成部品の供給者は、低コストで供給できる能力に基づいてのみ選定されたのか、それとも一貫して仕様に沿って製品を供給する能力も考慮されたのか?
  • 承認供給者リストに記載されている供給者は、広く認められた品質規格に対する認証登録が継続していることのみを理由にリストに載せることを決定したのか、それとも認証の適用範囲についてレビューされているのか?
  • 組織が一度却下し、その後結果的に受け入れられた製品に対し、組織が値引きを要求した頻度は?
  • 以前却下された製品を組織が受け入れるために発行した特別採用許可の件数はどのくらいか?

明確なコミュニケーション経路、製品仕様書、納入条件等を確立するために、意図した供給者を監査することが組織にとって有益となる場合もあるでしょう。

一般的に、経験豊富な審査員にとって、組織の調達プロセス及びサプライチェーンをレビューすることはもはや常識であるが、製品や部品の性質によっては、さらなる調査が必要な場合もあります。全ての審査の状況が独特であるのと同様に、製品もそれぞれ独特なのです。

この論考は、ISO 9001 審査実施グル プ(APG)のウェブサイトに掲載されている同じ表題の論考 ‘Auditing the procurement and supply chain processes’ を編集したもので、ISOおよびIAFのご好意により転載しています。これらの論考集は現在のベストプラクティスに基づいて作成されており、IAFのガイダンスやISO TC176の解釈として正式な確認を得たものではありません。審査実施グループについてのより詳細な情報を知りたい方は、リンクをクリックしてください

著者について
ISO 9001審査実施グループは、QMSの専門家、審査員、熟練家からなる非公式なグループで、ISO専門委員会(Technical Committee)であるTC176 品質管理と品質保証(ISO/TC 176)から生まれました。このグループは、ガイダンスや、QMS審査に関する説明を含むプレゼンテーションを数多く作成してきました。これらは、ISO 9001の審査に必須のプロセスを基礎としたアプローチを反映したものです。

登録審査員サービス

「IRCA登録審査員/監査員専用サービス」のご利用は以下の「Log in」ボタンよりアクセスしてください。


「登録審査員サービス」への登録がお済みでない方は、IRCAジャパン(ircajapan@irca.org)までご連絡ください。


ご登録情報の変更はこちらをご確認ください。
Log in