サプライヤーマネジメントに必要なのは監査だけではありません
監査はあくまでスナップ写真 (一時点の状況) であり、サプライヤー監視の全体像を語るものではない、とIRCA Lead Auditor のミロニ・タッカー (Miloni Thakkar PCQI) は述べます。
この記事のタイトルを読んだ人は、「もちろんだ、それは常識だ。サプライヤーマネジメントが監査だけなわけがない」と言うかもしれません。しかし、私がこれまでに在籍した組織、監査したサプライヤー、あるいは話をしたどの同僚、あるいは品質部門で働く誰かに「あなたの会社のサプライヤーマネジメントプログラムはどのようなものですか」と尋ねれば、誰もがサプライヤーをどのように監査しているか、その頻度、指摘事項へのフォローアップ方法などを詳細に説明するでしょう。
しかし、企業は時折、不適合な入荷品を受け取ることがあり、その際に真っ先に投げかけられる疑問は、「監査に合格したサプライヤーが、なぜ当社を失望させるようなことになったのか」というものです。監査員が問いただされ、品質部門は適切な製品を確保し、事態を収拾するために、長時間の調査に時間を費やすことになります。しかし、継続的にサプライヤーのパフォーマンスを監視するために資源を効率化しようと考える人はおらず、次に提案されるステップは、不適合を出したサプライヤーに対して「原因究明」や「ターゲットを絞った」監査を実施することだったりします。
監査は単なるスナップ写真に過ぎませんが、体系的で継続的なサプライヤーの監視は一本の映画のようなものです。一度の訪問でわかるのは、システムが書類上存在するかどうか、そしてあなたが見に行っていた日にそれが機能していたかどうかだけです。それだけでは、主要な作業者が離職したとき、原材料の調達先が変わったとき、あるいは納期に追われて誰かが手抜きをしたときなど、そのサプライヤーが年間の残りの期間にどのような行動をとっているかまでは分かりません。
監査員が割ける時間は限られています。監査員が確認するのは、バッチ記録、逸脱事例、トレーニングファイルなどの一部のサンプルに過ぎません。優れた監査員は精査すべき箇所を選ぶことに長けていますが、それでも見ているのは全体の一部なのです。
実際のサプライヤーマネジメントプロセスでは、契約の締結前から、非常に密接に関与するプロセスがあります。それは、リスクに基づいた選定に始まり、明確な契約/ 法的合意の確立、定期的かつ継続的なパフォーマンスデータの監視、品質、調達、及び技術チームが関与する定期的なレビュー、そして監査へと続きます。
継続的なパフォーマンスデータの監視が重要です。入荷時の不適合、サプライヤーの逸脱、苦情、納期遵守、是正処置の質、認証機関や規制当局におけるサプライヤーの評価、プロセスや人員の変更頻度、品質管理者の交代頻度など、あらゆる微細なデータをまるで映画のように記録する必要があります。このようなデータ監視によって、監査では分からない傾向、つまり、サプライヤーが改善しているのか、現状維持なのか、あるいは密かに悪化しているのかが見えてきます。
監査は重要ですが、それは日々蓄積されているデータを確認し、見落としていたデータを見つけ出すために活用されるものです。私の意見では、サプライヤーを継続的に監視することは、監査員の負担を軽減し、単に不適合を見つけることに焦点を当てた監査ではなく、より独立した偏りのない監査を可能にすることにつながります。
すべての組織がサプライヤーマネジメントチームに問いかけるべき質問は、「サプライヤーは監査に合格したか？」や「監査中に高リスクの所見がいくつ特定されたか？」ではありません。そうではなく、「今日、そして毎日、サプライヤーが我々の必要とするものを提供してくれるとどの程度確信しているか？」や「当社のサプライヤーはどの程度安全か？」という問いです。
その確信は、データ、対話、そして責任の共有を通じて継続的に構築されます。もちろん、サプライヤーの監査は行うべきです。しかし、その後に本当の仕事を行い、データを活用してください。忘れないでください。サプライヤーマネジメントは管理された監視プロセスであり、監視は継続的でなければなりません。さもなければ、それは監視とは言えません。
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