RACI (レイシー) チャートを作成するメリットとは？
Andrew Ward (CQP MCQI) 氏が、あらゆるタスクにおいて役割と義務の割り当てを明確化するRACIマトリックスの価値を概説します。
RACI チャートとは？
文書化された手順を見たとき、誰がどのような活動に責任を持つのかについて、時々、疑問が残ることがあります。これを明確にする簡単な方法として、RACI チャートを手順に含めて、誰が関与し、その行動に対してどのような要件が課せられているかを明確にするということができます。
RACIとは、「Responsible 実行責任、Accountable 説明責任、Consulted 相談先、Informed 情報提供先」の略称です。RACIチャートでは、あらゆるプロセスで義務を負う人々をマトリックス形式で定めます。
このマトリックスには、役割と、活動/ タスクの2つのパートがあります。
役割の部分では、個人名ではなく、常にポストを参照します。これは、異動に伴って、変更する必要がないようにするためです。RACIマトリックスでは、役割は特定のポストか集団のポストのいずれかになります。
架空のビジネスクレーム処理を例にとると、最初のクレームがコールセンターに寄せられた場合、コールセンターチームの中で電話を受けられる人は全員集合的役割として記録されますが、コールセンターマネージャーは特定の役割であることに留意してください。切り分けをどう決定するかは、後にRACIをどのように使うかにおいて重要です。
RACI チャートの活用
活動 / タスク自体は、プロセスの一般的な段階です。この例では、アクションはコールセンターと会社の間で切り分けられています。企業内の異なる部門間でも同様に切り分けることは可能です。すべてのプロセスがこのタイプの切り分けに適しているわけではないので、可能な場合に限り、また明確にできる場合にのみ利用されます。
しかし、重要なのは、プロセスのすべての段階を活動/タスクのリストに入れることではなく、一般的な状態に保つことです。RACIマトリックスは、プロセスの手順に置き換わるものでも重複するものでもありません。活動/タスクのリストを決定するためには、このプロセスを利用する必要があるのです。
関与する役割と、活動/ タスクの内訳が決まったら、次はRACIの用語が正しく割り当てられるかを確認します。
これを実現する現実的な方法は、プロセスを最初から見直し、各活動/タスクのRACIを入力することです。RACIを完成させることができないというときには、多くの場合、さらにそのプロセスを明確にし、詳細を追加する必要があることを示しています。
各活動/タスクで重要なのは、「説明責任」と「実行責任」がどこにあるのかを示すことです。この例では、コールセンターのマネージャーは、そのグループのすべての活動に対して説明責任がある (accountable) としています - チャート上では、グループの活動/タスクに「A」が表示されています。「説明責任」は会社によって異なるため、各行に記載されています。
タスクの中には、各役割に複数のRACI用語が関連付けられているものがあります。この例では、「実施責任」と「説明責任」の両方を兼ねている人が多く、チャート内ではA/Rで示されています。
このプロセスの利点
RACIチャートを完成させるのは、特に複雑なプロセスの場合、時間がかかることがあります。しかし、RACI チャートを完成させ、それを設定されたプロセスに組み込むことにはメリットがあります。そのメリットには、以下が含まれます。
- 取りまとめ作業を行うことにより、プロセスを体系的に見直すことができます。このため、RACI チャートはプロセスが設定され、完了したとみなされるまでは作成しないことが推奨されます。RACI チャートを取りまとめることは、プロセスに十分な情報が含まれているかどうかをチェックするために使用でき、実施する際の誤解を避けることができます。
- 誰が何をするのか、プロセスに関わるすべての人の誤解をなくし、明瞭になります。
- 新人に、役割の説明をするのが簡単です。RACI チャートを使えば、自分が関与する部分を明確に把握することができます。プロセスのフローチャートが役割の「スイムレーン図」に入っていない場合には重要です。
- プロセスの監査員にとっては、インタビューをする必要のあるスタッフ、及びプロセスにおける彼らの関与が明確になります。
実際、RACI (実行責任、説明責任、相談先、報告先) を確認することによるメリットや、関係者に与える明瞭さは、RACIチャートを作成するために必要な労力をはるかに凌駕します。RACIチャートは、書式や表示方法が柔軟です (インターネットでRACIチャートを画像検索すると、他の例を見ることができます)。最初の1枚を取りまとめるのに苦労しても、やる気を失わないでください。やればやるほど簡単になります、本当に！
