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ISO監査の計画に十分な時間を確保することの重要性

投稿日：2023/05/23 更新日：

Tony Brachmanski CQP MCQIは、監査員が監査計画にどれだけの時間を費やすべきかを詳細に検討しています。

監査の4つのフェーズ
監査時間の調査
「準備を怠るということは、失敗する準備をしているということ」
効果的な計画の策定

監査の4つのフェーズ

経験豊富な監査員であれば誰もが知っているように、内部監査、第二者監査、第三者審査など、ISOの監査/審査では、監査/審査を効果的かつ価値あるものにするために十分な準備時間を確保することが重要です。

監査の段階は、4つのフェーズに分かれています:

計画する。
監査を実施する。
報告する。
フォローアップを行う。

『ISO 19011:2018 - Guidelines for auditing management systems マネジメントシステム監査のための指針』と同様に、IAF MD 5:2019*でも、監査に必要な時間の決定について助言しています。IAF MD 5:2019 は、「品質、環境及び労働安全衛生マネジメントシステム審査工数決定のための IAF基準文書」と題する文書で、監査に費やす時間の3分の1を計画に割り当てるべきであると述べています。

監査員が監査の各段階に十分な時間を割かなければ、完了した監査が効果的でない可能性が高いです。

* IAF MD (Mandatory Document) は、第三者認証機関を認定する各国の認定機関の集まりである国際認定フォーラム (International Accreditation Forum = IAF) が発行する基準文書で第三者認証機関に対するさまざまな要求事項を定めています。IAF のウェブサイトで公開されているほか、JAB (日本適合性認定協会) で翻訳版 (参考訳) が公開されています。

監査時間の調査

Aligned Certification社では、最近LinkedInで非公式な世論調査を実施し、クオリティプロフェッショナルの意見を聞きました。調査では、「ISOマネジメントシステムの内部監査を実施することになった場合、監査の計画にどの程度の割合で時間を割くべきか」という質問を投げかけました。

ご回答いただいた20名の方の結果は以下の通りです:

監査時間の10%を割く - 65%
監査時間の25%を割く - 10%
監査時間の40%を割く - 20%
監査時間の25%未満を割く - 5%

「準備を怠るということは、失敗する準備をしているということ」

この調査では、「監査時間の10％を割り当てる」と答えた人が65％と最も多いという結果となっているのは興味深いことです。

これを聞いて、私は主任審査員のISO研修で、審査の計画段階がプロセスの第2段階である審査実施の成功に重要な役割を果たすことに焦点を当てていたことを思い出しました。もし、審査員が適切な準備をせずに当日を迎えれば、失敗する準備が整っていることになります。ことわざにあるように「Fail to prepare, prepare to fail 準備を怠るということは、失敗する準備をしているということ」です。

これは、あらゆる目的を達成するために必要なことを強調するのに最適なフレーズです。つまり、準備を怠ることによって、失敗するよう仕向けている、あるいは、準備をし損ねれば、失敗しやすい状況を作り出すことになるということです。

アメリカ建国の父であるベンジャミン・フランクリンが、成功するためにはいかに準備が大切であるかと書いたことが、この言葉の元になっています。フランクリンは、また、「準備をしなければ、うまくいく望みを捨てていることになる」とも言っていました。

このことわざを聞くと、私が10歳くらいのころ、金曜の夕方になると、母が私を近所のフィッシュ・アンド・チップスの店に行かせ、大家族の食事を買ってこさせたことを思い出します。注文はいつも長くて、いろいろな品物が含まれていました。注文を受ける人に渡すために母からもらった買い物リストがなければ、間違いなく家族の誰かがお腹を空かせていたことでしょう。

このことからも、監査を成功させるためには、私の母のように必要なものをすべてリストアップしておくことの重要性を再確認することができます。これを怠ると、間違いなく物事がうまくいかなかったり、完全に見逃してしまうことになります。その結果、監査プロセスが非効率になり、コストがかかる可能性があります。