監査は事前に通知すべきか？
監査を行う上で、サプライズの要素は役に立つでしょうか？企業・医療機関・学校などを顧客として、フードサービスの提供や施設管理事業を展開しているソデクソ社の監査及びコンプライアンスマネジャーであるケイトリン・マッカーサー (Caitlin McArthur) は、監査で被監査側を驚かせるのは果たしてよいことなのか、事例を踏まえて検討します。
私の経験では、いくつかの分野の監査員の間では、一般に、特定の業務で何が起こっているかの真実に迫るには非通知監査が最良の方法であるという思い込みがあるように思われます。
パンデミックの間は、予告なしにサイトを訪問することはほとんど不可能になりました。私たちの監査環境では、これが監査へのより微妙なアプローチにつながり、事前に通知した監査への動きにつながりました。
監査は事前に通知すべき？
監査員として、以下の質問に対する回答は常に私にとって興味深いものでした。
- 監査を受ける側は、監査についてどのように感じるべきでしょうか ー 恐怖、ショック、怖さ？それとも、監査とは方針や手順について抱く疑問を解消することができるという点で安心できるのものでしょうか？
- 監査が企業と被監査者双方に適切で明確な計画を提供した場合、両者により多く価値をもたらすのでしょうか？
- 監査員として最適なアプローチは何でしょうか？尋問者なのか、役立つ示唆に富む友人なのか？被監査者の間違いを暴くのか、あるいはその代わりに被監査者が何をしているかを理解し、その質問に答えるのでしょうか？
事前に通知された監査は、多くの重要な分野でよりよい結果をもたらすというのが、私の確固たる意見です。
通知しない場合と通知した場合
私のキャリアは、ケータリングカレッジ、マネジメントトレーニープログラム、1人のスタッフ（「挑戦的」でした！) を抱える事業所の運営者、100人以上のスタッフを抱える事業所の運営、トレーニング、そして現在の監査及びコンプライアンスマネジャーとしての役割など、さまざまな変遷を経てきました。つまり、これまで自分が被監査側であったのに、今度は自分が監査員になるということです。
監査プロセスがすべての関係者にとって最大の価値をもたらすべき理由は複数ありますが、私にとって一番の理由は、監査プロセスは人々の生活の中で最も重要な側面である「時間」を分けてもらっているからということです！人の時間を尊重することは、優れた経営と従業員の幸福の基本です。
私が初めて監査チームに参加した5年前は、刑務所などセキュリティ上の制約がない限り、抜き打ちで現場に出向き、都合がよいかどうかにかかわらず、監査を完了させることを求めていました。
このやり方は、現場チームに、そしてほとんどの場合、私自身にもショックと恐怖を引き起こしました。十中八九、受付を済ませる前にマネジャーや監査で利益を得るべき人たち (その日現場にいた場合) は防衛モードに入り、お茶を飲むなどもってのほかという状態になります。
人によっては、私が何者であるかを知ったとき、泣き出しました。それは、数キロ先のテムズ川を航行中の船での業務の監査に出向いたときでした。私は時間を有効に使うことができませんでしたし、安全衛生、食品安全のプロセスと実践についてオープンで正直な会話をするためのよいスタートが切れたわけでもありませんでした。
当社の監査部門は、すべての法的及び会社の方針と手順が整っていることで会社を保護し、安心感を与えるために設置されています。私たちの事業所では、パフォーマンスを測定するための基準が設定されています。パフォーマンスが標準を下回れば、処置につながり、安全パフォーマンスやコンプライアンスに対する意識が高まります。
従業員のウェルビーイングを確保する
また、監査は、私の最も重要な目的である「社員の健康と幸福の確保」を達成するための重要なリソースでもあります。この文章を読んでいる人の中には、起訴や民事事件を防ぐことが最も重要だと考えている人もいるかもしれませんが、私は、従業員が一日の仕事で疲れてはいても、出社時と同じ状態で帰宅できるように支援することを最優先に考えたいと思っています！
よい結果を得るのに役立つと私が信じる重要な要素は、徹底した監査計画であり、効果的な計画を立てるためには、監査員と被監査側、双方の関係者が参加する必要があります。最近、空港のラウンジでの業務を監査しました。監査日をマネジャーに提案したところ、提案した日にはクライアントがアブダビから来る予定なので、遅らせてほしいと言われました。2週間後の監査までに、マネジャーは主要なスタッフが全員現場にいるように勤務当番表を整理し、会社の手順で不明な点や指導が必要な領域をいくつか特定しました。全体として、素晴らしい、共同学習の経験です。
現在、私の監査コンプライアンスチームでは、監査日の7日前までに通知を送付して監査を告知する方法をとっています。この通知は、サイトに対して、監査計画、監査がいつ、誰と行われるかの知らせるものです。これは、サイトのチームが計画を立て、訪問から最大限の効果を得るためのリソースを確保するのに役立ちます。
皮肉屋の中には、監査がお膳立てられたものになり、被監査側のチームはすぐにプロセスに従わない状態に戻ってしまうと考える人もいるかもしれません。しかし、私はそうは思いません。被監査側のチームが自分たちのパフォーマンスを証明するすべての書類をファイルにまとめ、サイトがさらにきれいになり、正しい心構えができたら、それはよいことです。被監査側は役立つ示唆に富む友人の訪問を受け、ときには難しい会話に参加し、全員の貴重な時間を最大限に活用する準備ができます。
これは非通知監査で実現できる場合もありますが、その可能性はかなり低いので、私は毎回、通知された監査に一票を投じています。
