模擬監査がクオリティ戦略の一環であるべき10の理由

模擬監査を行うべき理由

監査と聞いて、チームのスタッフがワクワクすることはまずないでしょう。多くの人は、監査員は単に間違いを探していると考え、監査を否定的なプロセスとして捉えています。

しかし、このような否定的な態度こそが、チームがビジネスにおいて模擬監査の実施を検討すべき理由なのです。

効果的な監査とは、積極的に行動し、悪いことだけでなく、良い慣行を見つけるものです。そして、模擬監査は、事業運営を掘り下げ、プロセスがいかに効果的であるかを直接確認し、同僚と協力してクオリティと効率を向上させる絶好の機会なのです。

それだけでなく、企業はISO認証取得するために懸命に努力してきたので、それを確実に維持したいと考えています。模擬監査もその一助となります。

実際、クオリティ戦略の一環として模擬監査を行うべき理由はたくさんあります。

1.外部審査で何が期待されるかを理解する

あなたは外部審査で何を期待されているか知っているかもしれませんが、あなたの同僚の中には、このプロセスを経験したことがない人もいるかもしれません。模擬監査は、すべての人にとって予行演習の役割を果たし、プレッシャーを感じることなく監査プロセスを経験することができます。

2.チーム内の不安や不確実性を軽減する

チームに予行演習をさせることで、何が起こるかわからないという不安や心配を軽減することができます。同僚は、外部審査の内容や準備の仕方について理解を深めることができるため、外部審査に対してそれほど不安を感じることがなくなるでしょう。

3.システムまたはプロセスにおけるギャップを特定し、対処する

日々の作業に追われていると、欠けている部分が見えにくくなることもあります。一歩引いて、審査員の目でビジネスを見ることで、システムやプロセスのギャップや非効率を発見することができます。紙の上のプロセスと現実に起きていることが一致していますか？

4.潜在的な問題を排除する

不安定な技術や書類の不備などの問題を発見するのを、外部審査の前日まで待つ必要はないでしょう。模擬監査では、事前に潜在的な問題を発見することができるため、外部審査をよりスムーズに進めることができます。

5.適切な文書を正しいフォーマットで作成する

企業では、長ったらしい方針や不要な文書を大量に抱え、整理や廃止を求められていることは珍しくありません。模擬監査では、どのような書類が必要で、どのような形式で提示するのがベストなのか、具体的に確認することができます。

6.改善の機会を特定する

模擬監査を、プロセスやシステムの有効性を直接把握する機会として活用しましょう。同僚がやっていることを見たり聞いたりして、文書化されているプロセスや方針と比較します。もし、行われていることが文書化された方針と一致しない場合は、その理由を確認しましょう。プロセスをより効率的にする機会はありますか？

7.継続的な改善を示す

模擬監査の結果を文書化し、改善計画の作成に役立てましょう。改善のためのアイデアや戦略を生み出すために、同僚を巻き込みましょう。最新のフローチャートを作成し、効果的なトレーニングプランを提案して、効率アップのためのアイデアを共有することができます。そうすることで、監査のメリットがわかり、よりポジティブに捉えてもらえるようになります。

8.外部審査員のためにすべてを準備し、アクセスできるようにする

模擬監査の実施は、外部審査員のためにすべてを準備し、簡単にアクセスできるようにするための素晴らしい方法です。外部審査当日、誰かが間違ってファイリングした書類を必死に探したり、どれが最新版のファイルかを確認したりするような気まずい思いをすることはありません。

9.外部監査に自信が持てる

外部審査のためにチームの準備が整い、すべての文書が用意されていることを知ることは、組織により大きな自信を与えます。チームリーダーは、審査までの数日間、土壇場で慌てることなく、クオリティへの取り組みを示すことに集中することができます。

10.再認証審査が成功する確率を高める

確かに、再認証審査が来たとき、別にぶっつけ本番でも十分な状態かもしれませんが、成功するための準備はしておいた方がいいのではないでしょうか？審査員には、あなたが積極的であり、クオリティがあなたのビジネスにとって本当に優先されるものであることを示しましょう。

模擬監査からより高い価値を引き出すには

模擬監査でより多くの成果を得たいのであれば、長ったらしいチェックリストを捨てて、率直な質問と好奇心を優先しましょう。

同僚にプロセスを説明してもらい、各段階で何をしているのか見せてもらいましょう。審査員たちとあなた方の顧客の双方に利益をもたらすために、プロセスの改善点を見つけることに興味があることを伝えましょう。

コンプライアンスを維持するためだけでなく、プロセスに焦点を当てた監査を行うことで、組織内の全員が監査からより大きな価値を得ることができます。