「内部監査の緊急課題」 –（シリーズ5）監査員は、組織の状況の決定が間違っているか否かを実証できるか？ (その1)
IRCA ジャパンのテクニカルエグゼクティブであるRichard Green がISO 専門誌、月刊アイソスに連載した「内部監査の緊急課題」のシリーズ5は組織の状況に関する緊急課題です。シリーズ5の (その1) では、附属書SL 準拠のISO 規格における組織の状況とは何かについて見ていきます。
はじめに
今回の連載では、これまで、文化、ガバナンス、保証及び改善の緊急課題を検討してきました。そして、有能な監査員はこれらを理解しているのだということを学びました。
有能な審査員は、問題のある文化や貧弱なガバナンスが、組織のパフォーマンスやマネジメントシステムの目標達成に与える負の影響を理解し、そのような厳しい環境下における監査実施には特有の難しさがあることを認識しています。しかし、私たちは監査員としてこの問題に対して何かすることができるということも学びました。監査員は、ステークホルダーの代弁者、代理人であり、私たちは関連する利害関係者のニーズと期待が無視されているのを、専門家の立場からも、道義上からも座視することはできません。必要な保証を提供し、改善の機会を特定することにより、私たちは困難に直面する組織を立て直すことができるのです。
そこで問われるのは、「これを行おうとする勇気があるか」ということです。私たちは、この問いについては最終回となる、「リーダーシップにおける緊急課題」で検討することになりますが、その前に、私たち監査員が理解しなければならないことはほかにもあります。私たちが審査する組織は何もないところで業務を行っているわけではないということです。それぞれの組織は、他の組織や広い世界との複雑な相互関係の一部を成しています。マネジメントシステムの用語では、これを組織の「状況 context」と呼びます。
状況に関する緊急課題
世界は非常に複雑な場所です。各組織は、日々、個人や他の組織の人たちとやりとりをしています。これらのやりとりには、小包を顧客に届ける配達員と顧客のやりとりのようにささやかなものもあるでしょうし、一方では競合から数百万ドルの取引を得るという大きなものもありますが、どのやりとりも組織のビジネスマネジメントシステムに影響があります。
附属書 SL は、組織はこれらの影響を理解する必要があり、マネジメントシステムを設計し、実施し、改善する際には、これらの影響を考慮しなければならないとしています。これが重要なのは、自分たちの状況を正しく理解していない組織は最終的にはビジネスを停止しなければならない羽目に陥ることが自明だからです。単にそれがどのくらい早く訪れるかというだけの問題です。
監査員の役割の1つは、これを防ぐためにベストを尽くすということです。第三者審査員にとっては、この能力は保証活動に限られていますが、より広いビジネス環境を正しく理解できないために組織に問題が発生していることをトップマネジメントに認識させることができます。しかしながら、内部監査員にはこの点に強みがあります。内部監査員は、これらの問題を特定するだけでなく、同僚などに問題を解決するように働きかけることができるのです。これにより、内部監査員は、保証の領域を超え、改善の領域に達することになるのです。
ISO の世界における状況
比較的最近になるまで、ISO マネジメントシステム規格は主として「内輪の世界」 (図1) に焦点を当てていました。ISO マネジメントシステム規格は、組織のマネジメントシステムが適切に構築され、意図する成果が効率的に、効果的に出ているかを確実にすることに大きな力点を置いてきました。確かに、主要なステークホルダーから、例えば顧客の期待、外部提供者からの材料及びサービスといったマネジメントシステムに対するインプットがあり、製品あるいはサービス、顧客満足の向上、環境影響の削減、安全で健康的な職場の提供といったアウトプットもありました。しかし、附属書SL 以前のマネジメントシステム規格は、マネジメントシステムの意図した結果は、ビジネスの境界の内側で起こっていることだけでなく、境界の外側で起こっていることにも依存するということを意識していませんでした。
附属書SL の導入により、要求事項は外側の世界についても適切に考慮するようになりました。世界は変わります、文字通り、一秒ごとに。大半の出来事は組織のマネジメントシステムに大きな影響はありませんが、大きな影響を与えるものもあります。ほとんどは大したものではありませんが、組織が対応せざるを得ないような出来事もときどき起きます。しかし、悪いニュースばかりではありません。これらの出来事のいくつかは、組織が発展し、前進する新しい機会となるものです。例えば、競合が廃業したとか、原材料の値段が下がったといったようなことです。
新しい附属書SL に基づくマネジメントシステム規格は、広い世界で何が起こっているかは、良きにつけ悪しきにつけ、組織のマネジメントシステムにとって大きな意味を持つ場合があるというと、そしてその結果として、組織が内側だけでなく、外側にも先回りして目を向ける必要があるということを意識しています。
状況を明確にする
附属書SL に基づくマネジメントシステム規格は、組織が、少なくとも、自分たちの状況を確定 (明確に) する (determine) ことを要求しています。ISO 9000の「確定 (determination)」の定義は、「一つ又は複数の特性、及びその特性の値を見出すための活動」です。
規格によっては、単に状況を確定 (明確に)するだけでなく、(例えばISO 9001:2015のように) 組織が継続的に状況を「監視」し、「レビュー」することを明示的に要求しています。これは重要な追加事項であり、すべての附属書SL に基づくマネジメントシステムに含まれるべきことです。では、これはなぜかを見ていきましょう。
組織の状況の確定には2つのステップがあります。第1のステップは、意図した成果を達成するマネジメントシステムの能力に影響を与える内部及び外部の課題を確定 (明確に) することです。第2のステップは、密接に関連する利害関係者の関連する要求事項を確定 (明確に) することです。これら2つのステップの結果、状況が明らかになります。
私たちは、監査員として、組織が状況の確定を行っていることを確認する必要があります。組織がその状況を文書化するという要求事項はないということは言い訳にはなりません。「確定 (明確に) する」ということは、先ほど見たように、組織の状況を「見出す」ということです。確定するには、「見出し、書き記す」という意味はありません。組織が状況の記録を残していないからといって、監査員は決して不適合を挙げてはいけません。とはいえ、実用の観点から、多くの組織は、確定した状況を紙に書き記すことにしているでしょうから、ほとんどの監査では調査に使える何か有形のものはあるだろうと思います。
その2では
その2では、内部及び外部の課題について、また、密接に関連する利害関係者の関連する要求事項について見ていきます。
