テレワーク: 自宅で働くためのヒント Tips for working from home
IRCAジャパンは新型コロナウイルス対応のため2月半ばからテレワークを実施しはじめ、3月の後半には、英国のCQI|IRCAも急遽全員テレワークを始めざるをえなくなりました。突然のことであり、準備期間があったわけでもなく、ほぼぶっつけ本番という状況に戸惑いもあります。しかし、今回、直面している困難は働き方を変えるチャンスでもあります。CQI|IRCA のExecutive Director OperationsであるTally Singer が紹介しているテレワークを実施する際に役立つヒントをどうぞ。
当たり前ですが、長時間、自宅で仕事をするのは、オフィスで過ごす毎日とは異なります。
この変化に対応するのは難しいと思う人もいるかもしれません。特に、予定外のことであり、またいつまで続くのかもわからない状況であっては。そこで、テレワークに対応するためのヒントをいくつかご紹介します。
Tips for everyone 全員に向けて
Create a dedicated place to work
仕事用の場所を確保しよう
気が散るものを片付けて、その場所が仕事をするのにふさわしい環境を整えられるのであれば、たとえそこがベッドやソファの上であっても構わないかもしれません。でも、可能であれば、仕事のためには個別に、別の場所を確保するようにしましょう。例えば、いつもソファでテレビを見ているのであれば、「仕事場」はソファではなく、肘掛け椅子にするといったことです。
Keep disruption to a minimum
できるだけ邪魔が入らないようにしよう
家族や同居者に、テレワークをしているということ、つまり働いているのだ！ということをしっかり説明しましょう。就業時間はいつからいつまでで、何時に休憩を取るかということを知らせましょう。そうすれば、あなたが仕事をしている最中に邪魔をしてはいけないということが家族や同居者に伝わります。
Get into a routine
いつもと同じにしよう
あなたは仕事をしているのです。ですから、オフィスにいるときと同じように時間をマネジメントしましょう。いつもの始業時間にスタートし、オフィスにいるときと同じように休憩をとり、定時に仕事を終わりにしましょう。通勤時間は自宅と職場、職場と仕事との間を仕切る明確な境界として機能します。同じく何か境界となる事柄を見つけるようにしましょう。
Stay in touch
コミュニケーションをとろう
同僚や上司とコミュニケーションをとりましょう。共同作業のために、情報を共有するために情報通信技術を使いましょう。必要なときには、上司や同僚に連絡しましょう。上司や同僚は連絡を待っています。上司や同僚からのメールに対応し、定期的なミーティングを行いましょう。
The sound of silence
静寂
私たちのオフィスは比較的静かではありますが、それでもオフィスでの仕事に慣れている人には、何も音がないというのは静かすぎるかもしれません。自宅で仕事をするときは、音楽、ラジオ、あるいはポッドキャストなどをかけると、集中力が途切れないかもしれません。
Be task orientated
タスク達成に向けて仕事をしよう
毎日/毎週、目標を設定しましょう。目標について上司とチームのメンバーの同意を得ましょう。目標/タスク達成を妨げる事情が発生した場合は、上司やその他の関係者に必ずその旨を、いつ目標/タスクが達成できるかも含め、伝えましょう。
Be your own expert
自分の仕事のエキスパートになろう
何か、特にテレワーク用のツールなどについて、わからないことがあったら、自分で解決法を見つけるようにしましょう。Googleは友だちです！自宅勤務は学びのためのよい機会です。
Be heard
発言しよう
ウェブ会議は絶対に必要です。1対1のミーティング、チームミーティング、あるいはプロジェクトミーティング、いずれの場合も参加し、発言するようにしましょう。ビデオ会議システムを使わなければ、ほかの人はあなたが仕事をしていることがわからないということを肝に銘じてください。ですから、あなたが聞いている、同意している、あるいは同意していないということを示すために、言葉を発しましょう。ただし、独演会にしてしまってはいけません。全員が発言できるようにしましょう。
Tips for managers マネジャーに向けて
Communicate, communicate, communicate
とにかくコミュニケーションをとる
自分のチームと連絡を取り合うことの大切さを過小評価してはいけません。毎日、必ずチームの1人ひとりと何らかのやりとりをしましょう。チームミーティングでも、1対1のミーティングでも、ただ単に「おはよう」というだけの簡単なチャット (バーチャルでも、電話ででも) でも構いません。テレワークで働いていると孤立し、忘れ去られたような気持ちを抱いてしまうこともあります。上司として、皆がワンチームであるということが確認できるようにしてあげましょう。
Focus on tasks not hours
時間ではなくタスク達成を重視する
実際に働いているということは重要ではありますが、自宅勤務をしていると、例えば、隣の人が訪ねてきたり、犬を散歩に連れて行かなければならなかったりなど、日常生活が割り込んでくることがあります。勤務時間よりも成果物を重視しましょう。そうすれば、事細かに管理し、訪問者に返答するために5分席を離れたといって責めるよりも、励まされ、サポートされていると感じるでしょう。
Set expectations
何をすべきかを決める
チームの1人ひとりが、自分は何をするべきなのか、何を優先すべきなのか、チームの他のメンバーが何をしているかということを知ることが大切です。とにかくまず毎日短いミーティングを行い、その日のチームの優先事項は何かを調整しましょう。また、進捗を確認するために、終業時にミーティングをするのも効果的です。上司として、何か問題や懸念すべきことがないかをチームと確認しましょう。
Have one-to-ones
1対1のミーティングをする
チームのメンバーと定例で1対1のミーティングをしましょう。テレワークの場合、あなたが自分を気にかけて個別の時間を取ってくれていると、チームの各メンバーが感じることは重要です。
You won’t have all the answers
答えがわからないことがあって当然
テレワークは私たちすべてにとって新しい働き方です。ですから、すべての答えがわかっていなくて当然です。難しい問題についてはチームで話し合いましょう。チームのメンバーが答えをもっているかもしれません。必要なら、もっと上に何でも相談し、今までとは違う働き方を進めていきましょう。
